La culture, toute une école!

Aspects administratifs et présentation d'un projet

Artistes et écrivains
Organismes culturels
Sorties scolaires en milieu culturel
Aspects administratifs particuliers à l'endroit de l'école ou de la commission scolaire
Présentation des projets d'activité
Évaluation des demandes d'aide financière
Entente écrite entre l'artiste ou l'écrivain et l'école

Cette section présente les modalités de calcul qui permettent de déterminer les frais totaux auxquels ont droit les artistes et les écrivains qui participent à des ateliers. On y trouve également de l’information générale sur les coûts liés à la présence d’un organisme culturel à l’école (institution muséale, organisme de production en arts de la scène, etc.) et sur la nature des dépenses occasionnées par une sortie culturelle.

La justification des dépenses sera faite selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire, qui veilleront à appliquer les lois fiscales en vigueur.

Artistes et écrivains

L’artiste ou l’écrivain, obligatoirement inscrit au Répertoire de ressources culture-éducation, et la personne responsable de la réalisation de l’atelier à l’école communiquent entre eux afin de discuter de son contenu, de sa durée et de la préparation des élèves.

Il importe de mentionner que l’artiste ou l’écrivain peut intervenir plusieurs fois dans un même établissement scolaire et qu'il ne se substitue d’aucune façon à l’enseignant lors de la réalisation d’un atelier. Cela signifie notamment que l’enseignant doit être présent en classe lors de l’atelier.

Par ailleurs, les arrangements doivent obligatoirement être pris AVANT le dépôt de la demande d’aide financière. Il faut en effet vérifier la disponibilité de l’artiste ou de l’écrivain, planifier les ateliers et calculer le budget en fonction des éléments présentés ci-dessous avant de soumettre le projet au comité régional de gestion.

Honoraires

Les honoraires des artistes et écrivains sont fixés à 325 $ par journée de travail par personne et ne peuvent être négociés ni à la hausse, ni à la baisse. Les honoraires couvrent les frais d’administration et de préparation liés aux rencontres et au travail d’animation.
La journée de travail comporte au maximum trois périodes d’une heure par jour si l’artiste ou l’écrivain rencontre trois groupes différents, ou deux périodes de deux heures s’il rencontre deux groupes. Chaque atelier n’est donné qu’à un groupe à la fois. Le nombre d’élèves par groupe est limité à 35.

Frais de transport

Le moyen de transport utilisé pour tout déplacement doit refléter le choix le plus économique.
Ainsi, les frais réels de transport en commun sont remboursés tout comme les frais de location de voiture. Si l'utilisation d'une automobile personnelle est incontournable, les frais de transport remboursables sont de 0,43 $ par kilomètre parcouru. Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.

Les frais liés à l'utilisation d'une automobile personnelle ne sont admissibles que pour les déplacements d’une distance minimale de 25 kilomètres aller-retour entre l’école et le bureau principal ou le lieu de résidence de l'artiste ou de l'écrivain. Pour tout déplacement inférieur à 25 kilomètres aller-retour, une indemnité minimale de kilométrage de 10,75 $ peut être réclamée avec une preuve de déplacement (convocation, facture de déplacement, etc.). Les frais de stationnement sont remboursés en fonction du coût réel indiqué sur le reçu fourni. Exceptionnellement, et après entente, le train et l'avion peuvent être utilisés pour les déplacements dans les régions éloignées.

Frais de repas

Les frais de repas suivants sont remboursés à l’artiste ou à l’écrivain pour un voyage de moins de 12 heures sans nuitée : déjeuner (10,40 $), dîner (14,30 $), souper (21,55 $). Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.
Lorsque le déplacement comprend une nuitée, il est possible de demander l’indemnité forfaitaire quotidienne de 46,25 $ sans fournir de reçus de repas. Pour un déplacement effectué dans une municipalité située au nord du 49^e parallèle à l’exception de Baie-Comeau, Port-Cartier, Sept-Îles ou d'une ville ou d'un village de la péninsule gaspésienne : les frais de repas aux montants admissibles prévus sont majorés de 30 % si les repas sont pris dans un établissement commercial d’une municipalité située entre le 49^e et le 50^e parallèle, et de 50 % s’ils le sont dans une municipalité située au-delà du 50^e parallèle.

Frais d'hébergement

Les frais d'hébergement peuvent être remboursés selon les montants indiqués ci-dessous (excluant les taxes). Une preuve de déplacement peut être exigée selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.

	Basse saison (Du 1^er novembre au 31 mai)	Haute saison (Du 1^er juin au 31 octobre)
a) Nuitée dans les établissements hôteliers situés sur le territoire de la ville de Montréal	126 $	138 $
b) Nuitée dans les établissements hôteliers situés sur le territoire de la ville de Québec	106 $
c) Nuitée dans les établissements hôteliers situés dans une municipalité au nord du 49e parallèle autre que Baie-Comeau, Port-Cartier, Sept-Îles et qu'une ville ou un village de la péninsule gaspésienne	les frais réels sont couverts
d) Nuitée dans les établissements hôteliers situés ailleurs au Québec	102 $	110 $
e) Nuitéedans tout autre établissement (camping, auberge de jeunesse, ...)	79 $
g) Allocation forfaitaire par coucher (avec facture d’hôtel)	5,85 $
h) Coucher chez un parent ou ami (fournir l’adresse de la personne)	22,25 $

Matériel spécialisé et location d'équipement

L’artiste ou l’écrivain a droit à un remboursement maximum de 100 $ par jour pour les frais d’achat de matériel périssable et non réutilisable spécialisé et de location d’équipement. Le besoin est alors indiqué sous la rubrique Conditions particulières, dans le Répertoire de ressources culture-éducation, dans la fiche de l’artiste ou de l’écrivain. Ces derniers ont la responsabilité d’acheter, de louer et de transporter le matériel dont ils ont besoin. Ils peuvent toutefois demander le soutien du personnel de l’école si nécessaire.

Achat de livres par les commissions scolaires ou les écoles

Étant donné la diversité des ateliers proposés et les différents publics scolaires qui s’échelonnent du préscolaire jusqu’au dernier cycle du secondaire, les élèves ne sont plus absolument tenus de lire une œuvre intégrale avant la visite d’un écrivain. Une préparation adéquate doit tout de même être faite avec les élèves selon les caractéristiques de l’atelier proposé dans le Répertoire de ressources culture-éducation. Il est donc conseillé que l’écrivain, comme l’artiste ou l’organisme culturel, s’entende au préalable avec l’enseignant sur les modalités de préparation de l’atelier. Bien sûr, la lecture préalable d’une œuvre peut faire partie de ces modalités
Un remboursement maximum de 150 $ par jour pour les frais d’achat de livres dans le cadre des ateliers d'écrivains peut être accordé, lorsque les livres ne sont pas déjà disponibles. L'achat de livres n'est pas obligatoire si la nature de l'atelier ne le justifie pas, ou si l'établissement possède déjà le nombre de livres nécessaires à la tenue de l'atelier. Le cas échéant, le nombre de livres nécessaires pourra être déterminé dans l'entente préalable entre l'écrivain et le responsable de l'atelier, en fonction de la nature de l'atelier, du nombre d'élèves et des modalités pédagogiques. La commission scolaire ou l'école ont la responsabilité d’acheter les livres dont ils ont besoin.
Les écoles ou les commissions scolaires puisent obligatoirement dans les titres qui sont inscrits au Répertoire de ressources culture-éducation. Elles ne peuvent acheter que les livres utilisés pour les ateliers subventionnés par le programme.
D’autre part, afin de respecter la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (L.R.Q., c. D-8.1) et ses règlements , les établissements scolaires doivent se procurer les livres associés à la visite d’écrivains auprès d’une librairie agréée de leur région administrative.

Taxes

L’école doit prévoir la TPS et la TVQ sur les honoraires et les frais, après avoir vérifié dans le Répertoire si l’artiste ou l’écrivain y est assujetti. S’il y a lieu, les taxes sont calculées sur l’ensemble des dépenses admissibles.
Les taxes sur le total des honoraires et des frais constituent des dépenses non admissibles au programme et sont par conséquent assumées par le milieu scolaire.

Organismes culturels

Qu’il s’agisse d’un atelier pratique donné à l’école ou d’une sortie scolaire en milieu culturel, l’école doit calculer les coûts liés à la participation d’un organisme culturel de concert avec celui-ci, lors de la planification des activités. Les honoraires du personnel participant, les frais de déplacement, les frais d’administration et les coûts relatifs au matériel sont admissibles. Toutefois, les dépenses courantes d’un organisme ne sont pas admissibles.

Sorties scolaires en milieu culturel

Dans le cas d’une sortie scolaire en milieu culturel, le programme couvre jusqu'à 75% des frais de transport nolisé lorsque des élèves¹ :

assistent à des spectacles offerts par des diffuseurs professionnels reconnus par le MCC, le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) ou la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC). Ces spectacles touchent les arts de la scène, soit le théâtre, la musique, la chanson, la danse ou les arts du cirque;
participent à des activités éducatives conçues spécialement pour les groupes scolaires dans des lieux culturels professionnels tels que les musées, les centres d’exposition, les lieux d’interprétation du patrimoine, les salons du livre, etc.

Il est à noter qu’un projet ne peut bénéficier à la fois du programme La culture à l’école et de la Mesure de soutien aux sorties scolaires en milieu culturel gérée par le MCC qui permet jusqu'à 40% du remboursement des frais de transport nolisé, et ce, uniquement vers des salles de spectacle professionnelles.

Aspects administratifs particuliers à l'endroit de l'école ou de la commission scolaire

L’école doit communiquer avec l’artiste ou l’écrivain dès que la réponse à la demande d’aide financière est connue. Elle doit signer l’entente après l’acceptation par le comité régionale de gestion. Si la demande est refusée, la direction d’école doit en aviser l’artiste ou l’écrivain, qui pourra alors libérer les dates réservées pour l’atelier.
L’école doit voir à ce que l’entente soit signée avant la tenue de l’atelier. La signature de la direction d’école est obligatoire.
Les honoraires doivent être versés aux artistes et aux écrivains le jour même de la tenue des ateliers ou, à défaut, dans un délai ne dépassant pas 30 jours.
L’école doit vérifier si la commission scolaire exige la production d’une facture regroupant toutes les dépenses admissibles pour effectuer le paiement à la fin des activités.
L’école doit voir si la commission scolaire a d’autres exigences administratives pour faciliter le paiement.

Présentation d’un projet d’activités

L’école, le groupe d’écoles ou la commission scolaire qui désire présenter un projet doit le soumettre en remplissant toutes les sections du formulaire Présentation d’un projet d’activités culturelles prévu à cette fin, puis faire parvenir des copies de son dossier, pour analyse, conformément aux modalités qu’il a établies. Pour connaître ces modalités, vous pouvez vous adresser à la direction régionale du MCC ou à celle du MELS de votre région. Les formulaires doivent être signés par la direction de l’école de même que par la personne responsable du projet.

Analyse des demandes d'aide financière

Lorsqu’une demande est jugée admissible, elle est soumise au comité régional de gestion. Rappelons que, pour être jugée admissible, une demande doit impliquer la participation d’une ressource culturelle inscrite au Répertoire de ressources culture-éducation. Des contacts en ce sens doivent avoir été faits avec cette ressource préalablement au dépôt de la demande. Des activités de préparation et de réinvestissement avec les élèves doivent faire partie intégrante du projet. En outre, la demande doit être dûment signée par la personne responsable du projet ainsi que par la directrice ou le directeur de l’école.

Le comité régional de gestion est formé des personnes responsables du programme dans les directions régionales du MELS et du MCC. Il appartient au comité régional de gestion d'accepter ou de refuser toute demande soumise, en considérant bien entendu les avis reçus. Le comité régional de gestion doit assurer un suivi auprès du milieu scolaire et produire un rapport annuel des projets qui ont été réalisés dans leur région pendant l’année scolaire.

L’analyse des demandes admissibles doit prendre en compte des critères qui sont communs pour toutes les régions :

la collaboration effective entre les enseignants et les ressources culturelles;
la participation du plus grand nombre d’élèves possible;
la pertinence des activités de préparation et de réinvestissement associées au projet;
les liens avec le Programme de formation de l’école québécoise;
la diversité des sources de financement.

Au cours de l’année scolaire 2012-2013, les sorties culturelles d’élèves du primaire et du secondaire et les projets impliquant des jeunes du secondaires seront considérés prioritaires, et ce, dans toutes les régions.

Des critères peuvent être ajoutés pour tenir compte des particularités régionales. Si c’est le cas, les écoles de la région seront informées par le comité régional de gestion.

Le comité régional de gestion doit assurer un suivi auprès du milieu scolaire et produire un rapport annuel des projets qui ont été réalisés dans leur région pendant l'année scolaire.

Entente écrite entre l’artiste ou l’écrivain et l’école

L’entente écrite, produite en deux exemplaires (l’une destinée à l’artiste ou l’écrivain et l’autre, à l’école), confirme les conditions contenues verbalement entre l’artiste ou l’écrivain et l’école. Elle permet d’éviter les malentendus et sert à la commission scolaire pour effectuer le paiement. Il est fortement suggéré d’utiliser les documents Modèle d’entente entre l’artiste et l’école et Modèle d’entente entre l’écrivain et l’école pour la conclusion d’une entente, puisqu’ils tiennent compte de l’ensemble des points sur lesquels les deux parties se sont entendues.

Programme La culture à l' école 2012-2013