Minimiser l'impact de la pandémie sur l'organisation
- Qualité de l'information
- Implication des fournisseurs, des sous-traitants et des partenaires
- Aide aux employés et à l'effectif étudiant
- Respect de la réglementation
- Coûts particuliers associés à une pandémie
Qualité de l'information
Une information cohérente, coordonnée et de qualité contribue à mobiliser tous les acteurs et à atteindre les objectifs relatifs aux services au personnel et à l’effectif étudiant prévus dans le plan d’action.
Implication des fournisseurs, des sous-traitants et des partenaires
Des services sont parfois confiés à des sous-traitants (par exemple, services de conciergerie ou de restauration). Pour éviter une baisse de qualité des services essentiels, les établissements et organismes devraient exiger qu’ils dressent un plan de maintien de ces services en situation de pandémie. Cette exigence devrait toucher en particulier ceux dont l’activité est directement liée à un service de ce type dans l’établissement ou l’organisme. Un tel plan pourra aussi être utilisé si d’autres sinistres majeurs surviennent.
Aide aux employés et à l’effectif étudiant
Une pandémie de grippe a des conséquences sur la santé physique des personnes, mais aussi sur leur santé psychologique (voir le document Prévention des impacts psychosociaux dans un contexte de pandémie d’influenza à l’intention des employeurs et travailleurs du Québec dans la section «Travailleurs et employeurs» du site Pandémie Québec).
Les services d’aide aux employés et à la population étudiante des établissements d’enseignement devraient prévoir une augmentation de la demande et adapter les services à la situation. Cette mesure s’applique principalement aux périodes d’intervention et de rétablissement. Pour faciliter le travail sur le terrain, des outils d’intervention psychosociale sont mis au point par le MSSS. Les établissements d’enseignement et les organismes scolaires doivent se charger de leur diffusion auprès du personnel de leurs services d’aide.
Respect de la réglementation
Il appartient aux établissements et aux organismes scolaires, de concert avec le MELS, de prévoir les modalités de récupération des journées manquantes, dans le respect du régime pédagogique ou du régime d’études, s’il y a lieu.
De plus, les règles de gestion continuent de s’appliquer, par exemple celles qui sont déterminées par les conventions collectives locales et nationales.
Pour les employeurs dont des salariés ne sont pas visés par une convention collective, voir le document Préoccupé par la possibilité d’une pandémie d’influenza? – Aide-mémoire sur les normes du travail à considérer dans le site de la Commission des normes du travail.
Coûts particuliers associés à une pandémie
Les coûts particuliers associés à une pandémie font l’objet d’un suivi spécial de la part du MELS. Chaque entité doit être en mesure de comptabiliser ces coûts et de transmettre ces données sur demande au MELS. Les factures ou pièces justificatives appropriées démontrant que des dépenses ont été faites en lien avec la pandémie doivent être conservées pour transmission au MELS, au besoin.
