La communication : un outil crucial
Un plan de gestion des communications du gouvernement, le Plan de communication du gouvernement du Québec en cas de pandémie d’influenza (PCG-Qc) a été élaboré par Services Québec. Le PCG-Qc précise la stratégie générale de communication prévue à la mission « communication » du PNSC.
De plus, chacun des ministères, établissements ou organismes concernés doit se doter d’un plan de communication sectoriel (PCS) visant la population, sa clientèle respective et les membres de son personnel.
Les communications dans le réseau de l’éducation
Le MELS a la responsabilité d’assurer les communications en rapport avec une pandémie avec les établissements d’enseignement et les organismes scolaires, leur personnel et leur effectif étudiant. Le MELS doit s’assurer qu’ils reçoivent toutes les informations pertinentes pour pouvoir mettre en œuvre les actions qui s’imposent.
En situation de pandémie, des bulletins du MELS au sujet des actions à prendre ou de mesures à mettre en place, selon les recommandations du MSSS, sont envoyés directement à l’ensemble des organismes scolaires et des établissements d’enseignement du Québec afin de réduire les délais de transmission de l’information. Vous pouvez consulter ces bulletins en ligne.
Le MELS utilise les adresses électroniques indiquées par le répondant en sécurité civile de chaque organisme scolaire et de chaque établissement d’enseignement dans la section « Intervenant : Répondant en sécurité civile » du Système de gestion du dossier unique sur les organismes (GDUNO) pour faire l’envoi électronique de ses bulletins. Chaque organisme scolaire et chaque établissement d’enseignement a la responsabilité de tenir ses informations à jour dans ce système. De plus, chacun des répondants en sécurité civile doit s’assurer que la boîte de courriel correspondant à cette adresse électronique est accessible en tout temps par d’autres intervenants afin que l’information soit transmise rapidement aux personnes responsables dans l’organisation en son absence.
Les communications sur le plan régional
Les directions régionales du MELS, en collaboration avec l’ORSC, sont au cœur des communications en région. Elles font circuler l’information régionale par l’intermédiaire des responsables en sécurité civile de chaque établissement d’enseignement.
L’information régionale est donc transmise aux divers responsables en sécurité civile du territoire qui, à leur tour, la font cheminer au sein de leur établissement ou organisme.
Les communications en situation d’urgence
Certains événements survenus pendant la gestion de l’éclosion de la grippe A(H1N1), au printemps 2009, ont permis de constater qu’il est nécessaire que le MELS ait les coordonnées d’urgence de la personne responsable de la sécurité civile dans chaque établissement pour pouvoir la contacter rapidement et en tout temps, notamment si des interventions de santé publique sont nécessaires.
Il est donc important que soient indiquées les coordonnées d’urgence du responsable en sécurité civile de chaque établissement d’enseignement dans le Système de gestion du dossier unique sur les organismes (GDUNO), dans la section « Intervenant : Responsable en sécurité civile », de même que les coordonnées de son substitut dans la section « Intervenant : Substitut au responsable en sécurité civile ». Chaque établissement d’enseignement a la responsabilité de tenir ses informations à jour dans ce système.
Les communications dans le milieu scolaire
Chaque organisme scolaire et chaque établissement d’enseignement est responsable des communications avec ses écoles, ses centres de formation ou ses constituantes.
Chacun doit établir un plan de communication visant à transmettre rapidement à son personnel, à l’effectif étudiant ou aux parents des élèves mineurs des informations reçues par le MELS au sujet de la pandémie. Le site Internet des établissements d’enseignement peut être un bon moyen pour rejoindre et informer les personnes concernées. Il faut donc prévoir les ressources nécessaires pour s’assurer de la mise en œuvre des diverses actions figurant dans le plan de communication de l’organisme scolaire ou de l’établissement d’établissement.
Les communications aux parents
En situation d’urgence, comme lors d’une pandémie de grippe, il est important d’informer les parents d’élèves mineurs de la situation à l’école et des mesures prises pour assurer un milieu sécuritaire à leurs enfants. Cette information permettra de rassurer les parents et ainsi d’éviter des situations de panique ou des actions exagérées par manque d’information sur la situation à l’école de leurs enfants. De plus, une bonne compréhension de la situation facilitera une meilleure collaboration des parents dans l’application de certaines mesures, dont celle de garder à la maison les élèves présentant des signes grippaux.
Les organismes scolaires et les établissements d’enseignement du primaire et du secondaire doivent donc prévoir le mécanisme qui sera utilisé pour informer les parents rapidement en situation de pandémie et pour leur indiquer par quel moyen les renseignements leur seront transmis.
